L’e-facture est le processus par lequel les factures électroniques sont générées et livrées aux clients, les rappels envoyés et les paiements encaissés. Le processus de facturation électronique comprend également un certain degré de tarification et de crédit, qui peut être défini manuellement pour chaque client ou déterminé par une automatisation basée sur des règles. Dans un contexte B2B, la facturation électronique concerne l’envoi de factures électroniques comportant des détails spécifiques tels que le délai de paiement, les informations fiscales, le numéro de commande et les éléments livrables détaillés.
Comment fonctionne la facturation électronique ?
La facturation électronique ou e-facture est le processus par lequel les factures sont envoyées et payées électroniquement. Une e-facture ou une facture électronique est simplement une version électronique d’une facture traditionnelle. Visuellement, elle peut refléter la mise en page d’une facture papier traditionnelle ou tirer parti de fonctionnalités en ligne, comme un lien direct vers le paiement de la facture, les questions fréquemment posées ou les ressources associées.
Ce processus permet aux clients de recevoir des factures par courrier électronique, sur un portail web ou même dans des formats de données lisibles par machine, ce qui facilite une livraison et un paiement plus efficaces. Le processus de facturation électronique est géré par le service des comptes clients, qui utilise les données des logiciels de comptabilité ou des systèmes de gestion intégrés pour les transmettre aux clients. De plus en plus, certains aspects de ce processus dématérialisé sont automatisés afin d’améliorer la rapidité et la précision, y compris les actions de suivi lorsque les délais de paiement des factures dépassent les délais. Vous pouvez consulter les annonces légales des échos pour découvrir d’autres informations intéressantes.
Les avantages d’une facturation électronique
S’ils ont le choix entre fréquenter une entreprise qui offre des options de paiement électronique et une autre qui n’en offre pas, la plupart des consommateurs opteront pour la première. C’est particulièrement vrai dans le cas des consommateurs du millénaire, dont beaucoup n’ont pas de compte chèque et/ou ne savent pas comment faire un chèque papier. De nombreux consommateurs occupés préfèrent de loin traiter leurs factures par voie électronique plutôt que sur papier. Par conséquent, plus les entreprises offrent une grande variété de types de paiements électroniques, plus leurs clients seront satisfaits et fidèles à l’entreprise.
Les paiements électroniques peuvent être effectués par les consommateurs et reçus par les entreprises à toute heure du jour ou de la nuit. Au lieu d’attendre des jours pour que les paiements arrivent, les entreprises les voient se dégager rapidement. Les paiements sont également répercutés dans les comptes bancaires des entreprises en peu de temps. Le résultat final est une amélioration de la trésorerie, car les paiements ne sont pas bloqués quelque part au stade du traitement.
La production et l’envoi de factures demandent beaucoup de temps et d’efforts, tout comme le traitement des paiements sur papier (par chèque). Sans parler de la création et de l’envoi de duplicata de factures lorsque les clients ne retrouvent pas leur facture originale parce qu’ils l’ont égarée ou qu’elle s’est perdue dans le courrier.
